Koyo-con

[Aabenhuus]

Hvis I er heldige, kan I nok få en god håndfuld hjælpere til at gøre tingene klar så connen fx åbner 16:30, men dem der skal hjælpe med at sætte op så er der 15:30?
Tror ikke eleverne rigtigt får senere fri end kl 15, men det må I jo så finde ud af når det kommer tættere på?

[Aabenhuus]

Og evt lav en indretningsplan i forvejen så det er lige til at gå til, så snart der bliver grønt lys for at sætte tingene op

[*Wish*]

Jeg er også en af dem, der studsede lidt over, at I først får skolen kl. 16 fredag. Selv da SVScon var på Kulturellen begyndte vi allerede opstillingen torsdag aften (dengang åbnede vi dog også tidligere). Kl. 16 lyder dog som utrolig sent. Det kommer selvfølgelig også an på, hvornår connen skal åbne, og hvor meget der skal ændres på lokalernes opstilling - og hvor mange lokaler det drejer sig om. Jeg ville dog helt klart se det som en fordel, hvis I kunne få adgang til nogle områder tidligere på dagen.

Hvad skal multisalen bruges til ud over cosplayshowet?

[Soffy]

Jeg er også en af dem, der studsede lidt over, at I først får skolen kl. 16 fredag. Selv da SVScon var på Kulturellen begyndte vi allerede opstillingen torsdag aften (dengang åbnede vi dog også tidligere). Kl. 16 lyder dog som utrolig sent. Det kommer selvfølgelig også an på, hvornår connen skal åbne, og hvor meget der skal ændres på lokalernes opstilling - og hvor mange lokaler det drejer sig om. Jeg ville dog helt klart se det som en fordel, hvis I kunne få adgang til nogle områder tidligere på dagen.

Hvad skal multisalen bruges til ud over cosplayshowet?

Når du siger opstilling, er det så af dealer-stande og cosplayscene samt lyd/lysudstyr eller...?

Multisalen skal så vidt vi foreløbig tænker "kun" bruges til cosplayshow og biograf, samt muligvis et par paneler og quiz

Det jeg håber på er at vi må komme tidligere ind på skolen og sætte op til garderobe&reception, samt lys/lyd udstyr til cosplayshowet eftersom det burde være rimelig nemt at sige hvor vidt multisalen skal bruges af skolen om fredagen.

[*Wish*]

Jeg er også en af dem, der studsede lidt over, at I først får skolen kl. 16 fredag. Selv da SVScon var på Kulturellen begyndte vi allerede opstillingen torsdag aften (dengang åbnede vi dog også tidligere). Kl. 16 lyder dog som utrolig sent. Det kommer selvfølgelig også an på, hvornår connen skal åbne, og hvor meget der skal ændres på lokalernes opstilling - og hvor mange lokaler det drejer sig om. Jeg ville dog helt klart se det som en fordel, hvis I kunne få adgang til nogle områder tidligere på dagen.

Hvad skal multisalen bruges til ud over cosplayshowet?

Når du siger opstilling, er det så af dealer-stande og cosplayscene samt lyd/lysudstyr eller...?

Jeg mener generel klargøring af lokaler og områder:
- rydning af lokaler til soverum og markering af gangarealer
- opstilling af borde og stole samt konsoller i gameroom
- opstilling af scene, lyd og evt. lys samt testning af lydudstyret
- sørge for at der er stole og borde til rådighed i det omfang det er nødvendigt i eventrum (og hvad der ellers måtte være brug for) - evt. opsætning til det første event, som skal finde sted der.
- opstilling af materiale til biografen
- opstilling af receptionsområde/kontorområde/garderobe
- opstilling af check-in
- trækning af kabler
- opstilling af borde til dealerne (til SVScon hjælper vi ikke dealerne med at stille op)
- opstilling af tegneområde
- opstilling af spilleborde
- opstilling af mangaområde
- opstilling af borde og stole i Artist Alley o.lign.
- ophængning af skilte og pynt
- markering af områder der ikke må benyttes

Jeg ved selvfølgelig ikke, om I har tænkt jer at have alle ovennævnte områder eller om I vil have andre end de nævnte, men det burde give et bedre forståelse af, hvad jeg mente. De er også bare remset op i tilfældig rækkefølge. Der er sikkert også et eller andet, jeg har glemt på listen. ^^; Der er også altid noget uforudset, som man pludselig skal bruge mere tid på, end man regnede med.

[Manna]

Først vil jeg gerne lige skrive at det her lyder utrolig spændende, og selv om jeg bor på Sjælland kunne jeg godt overveje at komme hvis pengene er til det.

Jeg var førstegangs-staff til Genki, og fik mig noget af en overraskelse over hvor meget der egentlig skal gøres klar. Eftersom det er en skole kan jeg godt se at der er lidt begrænsninger, men jeg tror godt det kan lade sig gøre hvis man har klare handleplaner at gå efter. Her er nogle af de ting jeg lærte og observerede som staff.
- Spørg skolen om en oversigt/grundplan over lokalerne, og find ud af hvilke af dem I gerne vil bruge, og om der er nogle lokaler/afdelinger der er adgang forbudt. F.eks. er det en god idé at have sove-rummene lidt væk fra det hele, så man ikke konstant bliver forstyrret af folk der går frem og tilbage.
- Find ud af hvor mange borde/stole der skal bruges hvor, og find ud af hvor I kan få dem fra. Det kan være fint at låne fra klasselokaler, men husk at de skal transporteres frem og tilbage! Til et event-område kan det være fint at have x antal borde og stole til rådighed, der hurtigt kan tages frem eller pakkes væk efter behov.
- Elever bliver sjældent glade for at finde deres klasselokaler væltet over ende, så sørg evt. for at have en oversigt over bordene i klasselokalerne, så de kan blive sat på plads. Og sørg for at have klare regler omkring brugen af soverum.
- Find ud af hvilke lokaler der bliver tømt hvornår, man kan godt have folk til at rydde gulvet i klasselokaler selv om der stadig er folk på skolen, men husk at tage hensyn til naboklasserne! Måske skolen er villige til at lave lidt lokale-rokader, så I kan få frigivet lokaler der kræver opstilling lidt tidligere.
- Hvis I overvejer at have en maid-cafe, så husk lige at undersøge muligheden med kantinen først, så fremt I vil samarbejde med dem. Jeg ved at til Genki måtte de ikke sælge deres ting billigere end Kongresscenteret, men deres cupcakes var på ingen måde lavet til at blive solgt så dyrt. Måske I kan aftale kun at sælge bestemte ting, eller kun have åbent i x antal timer. Eller måske bliver det slet ikke et problem
- Jeg vil personligt blive meget glad hvis kantinen også sælger andet mad end friture-fastfood. SVS havde mulighed for at melde sig til spisning, men jeg er sjældent sulten til et bestemt tidspunkt, og så kunne det være rart hvis de havde et let måltid, sandwich eller lign. Så de f.eks. har 60 sandwiches, og 3 forskellige slags. Og så er der udsolgt når der er udsolgt. Og måske sælge cupnudler som et billigere alternativ? Siden de laver mad til studerende normalt er jeg sikker på at de ved hvilke retter det er billigt og let at lave til mange mennesker
- Hvor meget teknisk udstyr, projektor, lys/lys, mixerpult osv. kan I låne af skolen, og hvad skal I skaffe andre steder? Og husk endelig forlængerledninger i massevis, man står altid og mangler en, især et gameroom bruger mange. Og tjek hvilke ting der bruger kraftstik, de store blå og røde, og hvilke der er tilgængelige i hallen. Og har hallen en bestemt type tape der skal bruges til at sætte ledninger fast? Gaffa kan nemlig ødelægge gulvet, og i Roskilde havde deres teknikere en bestemt tape der skulle bruges i stedet.
- Husk at tænke over støj i hallen, for selv om man kan dele med forhæng tager de jo ikke al lyden. Og det er så ærgeligt at sidde til et panel og ikke kunne høre hvad der sker, fordi der er en musik-quiz igang ved siden af
- Tydelig skiltning og et oversigtskort. Der er ikke noget mere træls end at ville til et event i "Den store sal" og ikke kunne finde den. Og hvis oversigten fra skolen er meget grumset, så hiv fat i en kretiv person der kan tegne den over, så I ikke har lokalenavne ol. fra skolen, men beholder lokalerne markeret, evt med forskellige farver og så jeres egne navne. Og skilte, måske især til toilet og bad, da de nogle gange ligger godt gemt på skoler.
- Soveområder, sørg for at der er tydeligt markeret hvor man må og ikke må sove. Jeg ved at der var problemer med det til Genki fordi ingen fik instrukser om hvor og hvordan man skulle ligge sine ting. Hav en max antal personer i hvert rum, og sørg for at den bliver overholdt, hav evt. en liste hvor I krydser af på hvor mange der bliver henvist til hvert rum. Dels for at undgå at folk ligger helt tætpakket, men også for at undgå at folk fylder for to fordi de kom først og pakkede alting ud. Og så fordi det er super vigtigt for jer at vide hvor mange der potentielt kan være i hvert rum i tilfælde af brand. Og eftersom det er klasselokaler kan det være svært at garantere at alle grupper kan sove sammen, så gør op med jer selv om I vil gøre som SVS, og sige at folk der kommer sammen får plads sammen, eller om det er okay at holde plads til en ven, så længe det bliver oplyst hvor mange der kommer så I stadig har styr på alting.
- Skrald og pant, et område jeg blev rigtig gode "venner" med til Genki. Sørg for at have tydelige skraldespande rundt omkring, både i fællesområder, soverum og udendørs. Invester gerne I fold-ud stativer fra Bauhaus ol. så de bliver holdt oppe, og ikke ligger på gulvet. Har I poser til både skald og pant, så brug to forskellige typer, f.eks. klare sække til pant og sorte til skrald. Og hav en aftale om hvem der tømmer hvor, især klasselokalernes spande kan hurtigt blive fyldt, så de har godt af at blive tjekket. Og aftal med skolen om I kan smide skrald ud hos dem, eller om I selv skal sørge for det. Og skal I det, så tjek den lokale genbrugsstation, nogle vil ikke have skrald i sorte sække.
- Da det er november kan det godt være koldt at skulle stå i kø udenfor, så overvej hvor I vil have køen til check-in, og sørg for at det område er markeret. Idéen om at sende armbånd ud syntes jeg er for risky, de kan blive væk, folk kan snyde ol. Så hellere sørge for at I har et effektivt check-in system. Her kan I med fordel kontakte de andre cons og høre hvilke systemer de kan anbefale, og hvilke I måske skal holde jer fra. (Håber på stof-armbånd )
- Gardarobe, et effektivt system er vigtigt. Til Genki havde vi to borde oven på hinanden, og fik på den måde 3 hylder på lidt plads, uden at det blev faretruende højt. Hvert rum havde et bogstav, og pladser fra 1< så det var let at finde rundt i de forskellige rum uden at have flere hundrede numre. Hvis I lukker sovesalen (det giver tid til at rydde op søndag mens connen stadig er i gang, og så er der det mindre at tænke på) så er det en god idé at have plads til alles kufferter. Folk tog det pænt til Genki, men er der mulighed for og plads til det, så gør det.

Alt det overstående er hvad jeg erfarede og observerede under Genki, som sagt har jeg kun været staff en gang, så der er sikkert noget jeg har overset, eller noget det kan gøres anderledes. Jeg fik bare lyst til at dele det, så I kan få en god start og måske spare lidt vigtig tid.

Jeg vil gerne sige at det slutter her, men der er lige lidt mere, nemlig hvad jeg som gæst godt kunne tænke mig til en con
Events der inkluderer folk. Det kan være dating game, quizzer, konkurencer ol.
Det kunne være gæt hvilken anime, evt. med en nutidig og en oldschool udgave. Der kan både bruges klip, billeder, intro/outro, citater ol. Måske med en "hvad hedder jeg" runde, hvor man skal gætte en bi-person/karakter?
Det kunne også være en "Hvad sker der her?"-konkurence, med en eller to sider fra en manga med blanke talebobler, og folk så selv skal finde på en handling. Der kan være forskellige kategorier man kan vinde, og måske man kan lade gæsterne stemme på deres favorit?
En foto-jagt er også et populært hit, til Alcon, England, var der en liste med 100 ting, man skulle tage billeder af. Måske I et lidt mindre omfang, men en lidt sjov idé. Kan godt scanne listen ind, den var meget kreativ (Bl.a. Kakashi der læser 50 shades of grey, eller et billede hvor du har lånt en kasket fra en McD medarbejder) Tingene kunne også filmes, f.eks. kunne man spørge det lokale rejseselskab om en rejse til Narnia. Brug lokalområdet til idéer. (Men husk at de også gerne må være lidt sjove, der er ingen grund til at gøre samtlige butikker sure)
Til SVS var der et hjørne man kunne låne til fan-events, man kunne måske have et par timer sat af til den slags, evt. på den almindelige event-scene? Og så have noget back-up så fremt der ikke er interesse nok.
Running quiz er også sjovt, det kræver man tænker hurtigt og bevæger sig. Man kan evt. have runder med forskellige temaer, som f.eks. intro/outros, specifikke serier, find fejlen ol.
Karaoke vil være fantastisk, især hvis de har åbent hele natten. Det er ofte omkring aftentid at folk kommer, fordi der ikke er så mange events og det så er super hyggeligt at sidde og chille. Og mixet af animesange, spilsange og disney/almindelige sange er en god idé.

I kan også holde events hvor der måske ikke er præmier, men hvor det handler om at have det sjovt som både publikum og deltager. Det kunne være hvor to bliver sat til at improvisere ud fra sted/hændelse ol. med et objekt/en ting til rådighed.
I kan evt. røve Tyskland for lidt billigt slik der er let at kaste ud til folk på random tidspunkter. Det kan være enkeltindpakkede bolsjer, små poser slik ol. Noget der ikke er dyrt, men sjovt.
Det kan også være at I kan finde på noget der gør KõyõCon helt speciel, jeg tænker f.eks. på Genki når jeg ser perler.

Og nu skal jeg nok holde op med at skrive mere I hvert fald i det her indlæg

[Is-9]

For det første: super fedt initiativ, jeg håber virkelig det hele kommer til at køre for jer, og glæder mig til at komme til Koyo-con.

For det andet: Jeg var med til at pakke Genki sammen i år, og hvis det tager bare halvt så lang tid at sætte en con op som det tager at pakke den sammen igen (hvilket det tyder på fra de folk der var med til opsætningen), så ville jeg være meget bekymret for om I kan nå at blive klar til at lukke folk ind på et ordentligt tidspunkt hvis I først får lokalerne kl. 16. Hvis kl. 16-tidspunktet ikke er til at ændre, kunne I måske overveje i hvert fald denne gang at gøre det til en to-dages con og først åbne lørdag? Det er sådan KodachiCon i Sverige kører, de er også et mindre hygge-fokuseret event og de gange jeg har været der har to-dages-formatet ladet til at virke fint for dem.

[Tekkenmover]

For det andet: Jeg var med til at pakke Genki sammen i år, og hvis det tager bare halvt så lang tid at sætte en con op som det tager at pakke den sammen igen (hvilket det tyder på fra de folk der var med til opsætningen), så ville jeg være meget bekymret for om I kan nå at blive klar til at lukke folk ind på et ordentligt tidspunkt hvis I først får lokalerne kl. 16. Hvis kl. 16-tidspunktet ikke er til at ændre, kunne I måske overveje i hvert fald denne gang at gøre det til en to-dages con og først åbne lørdag? Det er sådan KodachiCon i Sverige kører, de er også et mindre hygge-fokuseret event og de gange jeg har været der har to-dages-formatet ladet til at virke fint for dem.

Hmm faktisk en fin alternativ løsning til problemet, så kunne man bare starte tidlig om morgen med connen, for at få det meste ud af lørdag. Ser jeg som en mulighed, hvis tiden er for mangel fuldt.

[Soffy]

Tak for de mange input

Ud fra de mange betænkeligheder kan jeg se at det nok er nødvendigt med mere info om skolens opbygning. Vi har omkring 20 klasselokaler til rådighed, inklusive projektorer, borde og stole samt de "friområder" der er på skolen (svært at forklare). Af disse regner jeg med at vi bruger 10 stks. til overnatning med 10 personer i hver - der er ikke pladsbegrænsning fra brandmyndighedernes side af MEN jeg har et system i tankerne til at få det til at fungere, så vi ca. kan have 100 mennesker overnattende på con'en. Disse sovepladser vil enten blive fordelt efter først-til-mølle eller blive en lille smule dyrere end de andre (10 krs. forskel e.l).

De andre? Hvilke andre? Lige nu arbejder vi på at få en pris fra Grenå Idrætscenter for leje af deres opvisningshal som har mere end rigelig plads til 300 overnattende Falder denne mulighed igennem, er der flere lignende steder i nærheden.

@Mai - der er taget højde for størstedelen af ting på den liste, så vidt jeg kan se bliver det mest tidskrævende arbejde at stille scene&lyd/lys op. Plejer I til SVS at gøre dette fredag eller lørdag? Det vi skal bruge multisalen til om fredagen kræver hverken stole eller andet udstyr end de projektorer der er i forvejen, men tror godt vi kan få lov til at stille scene m.m op før kl.16 så det er klar til lydprøver lørdag.

@Is9 - det er nok det dejligste forslag jeg har hørt længe F.eks vil det løse en del problemer hvis Dealerne først stiller op lørdag.

@Manna - jeg har taget mig den frihed at strege de ting over vi allerede har gjort/taget højde for/lagt en plan angående

Spørg skolen om en oversigt/grundplan over lokalerne, og find ud af hvilke af dem I gerne vil bruge, og om der er nogle lokaler/afdelinger der er adgang forbudt. F.eks. er det en god idé at have sove-rummene lidt væk fra det hele, så man ikke konstant bliver forstyrret af folk der går frem og tilbage.

- Find ud af hvor mange borde/stole der skal bruges hvor, og find ud af hvor I kan få dem fra. Det kan være fint at låne fra klasselokaler, men husk at de skal transporteres frem og tilbage! Til et event-område kan det være fint at have x antal borde og stole til rådighed, der hurtigt kan tages frem eller pakkes væk efter behov.

Elever bliver sjældent glade for at finde deres klasselokaler væltet over ende, så sørg evt. for at have en oversigt over bordene i klasselokalerne, så de kan blive sat på plads. Og sørg for at have klare regler omkring brugen af soverum.

Find ud af hvilke lokaler der bliver tømt hvornår, man kan godt have folk til at rydde gulvet i klasselokaler selv om der stadig er folk på skolen, men husk at tage hensyn til naboklasserne! Måske skolen er villige til at lave lidt lokale-rokader, så I kan få frigivet lokaler der kræver opstilling lidt tidligere.

Hvis I overvejer at have en maid-cafe, så husk lige at undersøge muligheden med kantinen først, så fremt I vil samarbejde med dem. Jeg ved at til Genki måtte de ikke sælge deres ting billigere end Kongresscenteret, men deres cupcakes var på ingen måde lavet til at blive solgt så dyrt. Måske I kan aftale kun at sælge bestemte ting, eller kun have åbent i x antal timer. Eller måske bliver det slet ikke et problem

Hvor meget teknisk udstyr, projektor, lys/lys, mixerpult osv. kan I låne af skolen, og hvad skal I skaffe andre steder? Og husk endelig forlængerledninger i massevis, man står altid og mangler en, især et gameroom bruger mange. Og tjek hvilke ting der bruger kraftstik, de store blå og røde, og hvilke der er tilgængelige i hallen. Og har hallen en bestemt type tape der skal bruges til at sætte ledninger fast? Gaffa kan nemlig ødelægge gulvet, og i Roskilde havde deres teknikere en bestemt tape der skulle bruges i stedet.

Husk at tænke over støj i hallen, for selv om man kan dele med forhæng tager de jo ikke al lyden. Og det er så ærgeligt at sidde til et panel og ikke kunne høre hvad der sker, fordi der er en musik-quiz igang ved siden af

Tydelig skiltning og et oversigtskort. Der er ikke noget mere træls end at ville til et event i "Den store sal" og ikke kunne finde den. Og hvis oversigten fra skolen er meget grumset, så hiv fat i en kretiv person der kan tegne den over, så I ikke har lokalenavne ol. fra skolen, men beholder lokalerne markeret, evt med forskellige farver og så jeres egne navne. Og skilte, måske især til toilet og bad, da de nogle gange ligger godt gemt på skoler.

Soveområder, sørg for at der er tydeligt markeret hvor man må og ikke må sove. Hav en max antal personer i hvert rum, og sørg for at den bliver overholdt, hav evt. en liste hvor I krydser af på hvor mange der bliver henvist til hvert rum. Dels for at undgå at folk ligger helt tætpakket, men også for at undgå at folk fylder for to fordi de kom først og pakkede alting ud. Og så fordi det er super vigtigt for jer at vide hvor mange der potentielt kan være i hvert rum i tilfælde af brand.

- Skrald og pant, et område jeg blev rigtig gode "venner" med til Genki. Sørg for at have tydelige skraldespande rundt omkring, både i fællesområder, soverum og udendørs. Invester gerne I fold-ud stativer fra Bauhaus ol. så de bliver holdt oppe, og ikke ligger på gulvet. Har I poser til både skald og pant, så brug to forskellige typer, f.eks. klare sække til pant og sorte til skrald. Og hav en aftale om hvem der tømmer hvor, især klasselokalernes spande kan hurtigt blive fyldt, så de har godt af at blive tjekket. Og aftal med skolen om I kan smide skrald ud hos dem, eller om I selv skal sørge for det. Og skal I det, så tjek den lokale genbrugsstation, nogle vil ikke have skrald i sorte sække.

- Da det er november kan det godt være koldt at skulle stå i kø udenfor, så overvej hvor I vil have køen til check-in, og sørg for at det område er markeret. Idéen om at sende armbånd ud syntes jeg er for risky, de kan blive væk, folk kan snyde ol. Så hellere sørge for at I har et effektivt check-in system. Her kan I med fordel kontakte de andre cons og høre hvilke systemer de kan anbefale, og hvilke I måske skal holde jer fra.

- Gardarobe, et effektivt system er vigtigt. Til Genki havde vi to borde oven på hinanden, og fik på den måde 3 hylder på lidt plads, uden at det blev faretruende højt. Hvert rum havde et bogstav, og pladser fra 1< så det var let at finde rundt i de forskellige rum uden at have flere hundrede numre. Hvis I lukker sovesalen (det giver tid til at rydde op søndag mens connen stadig er i gang, og så er der det mindre at tænke på) så er det en god idé at have plads til alles kufferter. Folk tog det pænt til Genki, men er der mulighed for og plads til det, så gør det.

De ting der ikke er streget over, skal jeg nok kigge på her i eftermiddag Og så har jeg tilladt mig at gemme dine forslag til aktiviteter i et særligt dokument så vi kan få sat dem ind i programmet

Thomas tager snart en måned til udlandet og jeg skal aflevere 3 eksamensopgaver i løbet af de næste to måneder så der bliver måske lidt færre opdateringer, men kan forsikre jer om at vi hver dag arbejder på et nyt område og løsninger til dette. Det næste på min liste er at kontakte Kasper som SVS jo kender så godt og spørge hvam om priser på leje og hvor meget udstyr vi skal bruge osv.

[nielsm]

For det andet: Jeg var med til at pakke Genki sammen i år, og hvis det tager bare halvt så lang tid at sætte en con op som det tager at pakke den sammen igen (hvilket det tyder på fra de folk der var med til opsætningen), så ville jeg være meget bekymret for om I kan nå at blive klar til at lukke folk ind på et ordentligt tidspunkt hvis I først får lokalerne kl. 16.

Jeg vil mene det typisk tager 3-4 gange længere tid at stille op end at rive ned.
Det er selvfølgelig en anden størrelsesorden, men husk at Genki begynder opstillingen torsdag kl. 10-12, fortsætter i nogen grad endda natten over, og det er stadig ikke alting der er helt klar til åbning kl. 12 fredag. (Nedrivningen har så taget en 4-5 timer, hvoraf noget sker allerede inden de sidste besøgende er lukket ud.)

Det tager også længere tid at stille op når man ikke er vant til lokalerne, det er først efter at have brugt de samme lokaler i 2-3 år man rigtig får en god fornemmelse for hvad de "kan" og hvordan tingene fungerer på stedet.
Husk også at afsætte tid til teknik-prøver for de lokaler der kræver det.

Det lyder som en god idé at vente med at åbne til lørdag. På den måde undgår I også "problemet" med at have en kort fredag. Jeg synes i hvert fald altid det har virket lidt akhavet når en con "starter fredag", men der kun er omtrent 1/3 dag til rådighed.